Errores comunes en auditorías y cómo evitarlos con Andy

Las auditorías en el sector food service son una herramienta clave para garantizar la calidad, seguridad y cumplimiento normativo en las operaciones.

Sin embargo, cometer errores en su preparación o ejecución puede derivar en no conformidades, sanciones o, peor aún, riesgos para la seguridad alimentaria.

A pesar del esfuerzo de los responsables de calidad y operaciones, de los que el equipo de Andy es testigo, ciertos errores tienden a repetirse, muchas veces por falta de automatización, control documental deficiente o fallos en la gestión de registros.

En este artículo, analizamos los errores más comunes en auditorías y te mostramos cómo Andy puede ayudarte a evitarlos.

 

 

1. Registros incompletos o desactualizados

Uno de los problemas más habituales es la falta de registros completos y actualizados.

Las auditorías requieren documentación precisa sobre procesos, controles y registros históricos.

Sin embargo, el uso de formatos en papel, hojas de cálculo dispersas o archivos digitales desorganizados dificulta el acceso rápido y la correcta gestión de la información.

Esto puede resultar en incumplimientos y problemas a la hora de presentar evidencias durante la auditoría.

Solución con Andy:

Con Andy, puedes digitalizar y centralizar toda la documentación en una plataforma única, asegurando que cada registro se actualice en tiempo real y esté disponible para su revisión en cualquier momento.

Además, las alertas automatizadas recuerdan a los responsables la necesidad de actualizar la información antes de una auditoría.

2. Falta de seguimiento a no conformidades

Identificar no conformidades es solo el primer paso.

Un error frecuente es no realizar el debido seguimiento y corrección, lo que puede llevar a reincidencias y penalizaciones en auditorías futuras.

Muchas empresas documentan la no conformidad, pero no implementan planes de acción efectivos ni verifican si los problemas se han resuelto correctamente.

Solución con Andy:

Andy permite establecer flujos de trabajo automatizados para la gestión de no conformidades, asegurando que cada acción correctiva se documente y cierre correctamente. Además, genera recordatorios automáticos para el seguimiento y permite adjuntar evidencias del cumplimiento de las medidas correctivas.

3. Desconocimiento de normativas actualizadas

Las regulaciones en el sector alimentario cambian constantemente. No estar al día con los requisitos legales y de certificaciones puede derivar en incumplimientos graves. Es común que las empresas sigan trabajando con normativas desactualizadas, lo que las expone a riesgos y posibles sanciones.

Solución con Andy:

Andy mantiene una base de datos actualizada con normativas vigentes y alertas personalizadas para notificar a los responsables cuando hay cambios que requieren ajustes en los procesos. Además, facilita la generación de informes para verificar el cumplimiento en tiempo real.

4. Falta de capacitación del personal

El equipo operativo es una pieza clave en el cumplimiento normativo.
Si el personal no está adecuadamente capacitado, es probable que se cometan errores en la manipulación de alimentos, registros de temperatura o aplicación de protocolos de limpieza.

Esto no solo afecta la auditoría, sino que también representa un riesgo para la seguridad alimentaria.

Solución con Andy:

Andy permite la gestión y seguimiento de capacitaciones, asegurando que cada empleado reciba formación adecuada según los requerimientos de su función. También permite documentar certificaciones y programar recordatorios automáticos para renovaciones.

5. Insuficiencia en controles preventivos

Muchos problemas en auditorías surgen por una falta de controles preventivos en lugar de correctivos.

La ausencia de verificaciones periódicas incrementa el riesgo de hallazgos negativos.

Confiar en inspecciones esporádicas en lugar de implementar un sistema continuo de verificación puede llevar a sorpresas desagradables durante una auditoría.

Solución con Andy:

Con el sistema de checklists digitales y alertas automatizadas de Andy, se pueden programar controles preventivos, asegurando un monitoreo continuo y evitando sorpresas en auditorías. Los reportes automáticos facilitan la detección temprana de desviaciones y su corrección.

6. Falta de evidencia documentada

En auditorías, no basta con «decir» que se cumplen los protocolos, sino que hay que demostrarlo con evidencias.

La ausencia de registros visuales o documentales puede generar no conformidades y cuestionamientos por parte del auditor.

Solución con Andy:

Andy permite la carga de fotos, videos y documentos en cada inspección, generando un respaldo fácilmente accesible en caso de auditoría. Además, organiza la información para facilitar su consulta rápida y eficiente.

7. Dependencia de procesos manuales

La gestión manual de auditorías es propensa a errores, omisiones y retrasos.

Contar con herramientas digitales optimiza el tiempo y reduce la posibilidad de fallos humanos, asegurando una auditoría fluida y sin contratiempos.

Solución con Andy:

Andy automatiza los procesos de auditoría, desde la planificación hasta la generación de informes, eliminando ineficiencias y asegurando la integridad de la información. Gracias a su panel de control, permite a los responsables visualizar en tiempo real el estado de cumplimiento y tomar decisiones basadas en datos.

Las auditorías de operaciones, seguridad alimentaria y/o calidad, no tienen por qué ser un dolor de cabeza.

Evitar errores comunes es clave para garantizar la seguridad alimentaria y el cumplimiento normativo en el sector food service.

Optimiza la manera en que gestionas auditorías con Andy, asegurando que cada proceso sea eficiente, documentado y sin sorpresas desagradables.

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